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Verfahrensverzeichnis

Das DSG NRW überträgt in § 8 den datenverarbeitenden Stellen die Aufgabe, Verfahrensverzeichnisse aufzustellen, die die Datenschutzbeauftragten führen. Das Verfahrensverzeichnis dient dazu, den Überblick darüber zu behalten, wo sich in der Behörde personenbezogene Daten befinden und wie sie behandelt werden.

Für die Bochumer Schulen wird vom Behördlichen Datenschutzbeauftragten ein zentrales, von den Schulen zu erstellendes Verfahrensverzeichnis für die Erhebung und Verarbeitung von Schüler-, Eltern- und Lehrerdaten geführt. Für neue Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten in den Schulen führt der Datenschutzbeauftragte eine Vorabkontrolle durch.

Gesetzliche Grundlagen zum Verfahrensverzeichnis sind in § 8 des DSG NRW  festgelegt:

§ 8 Verfahrensverzeichnis
(1) Jede datenverarbeitende Stelle, die für den Einsatz eines Verfahrens zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist, hat in einem für den behördlichen Datenschutzbeauftragten bestimmten Verzeichnis festzulegen:
1. Name und Anschrift der datenverarbeitenden Stelle,
2. die Zweckbestimmung und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung,
3. die Art der gespeicherten Daten,
4. den Kreis der Betroffenen,
5. die Art regelmäßig zu übermittelnder Daten, deren Empfänger sowie die Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten,
6. die zugriffsberechtigten Personen oder Personengruppen,
7. die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 10,
8. die Technik des Verfahrens, einschließlich der eingesetzten Hard- und Software,
9. Fristen für die Sperrung und Löschung nach § 19 Abs. 2 und Abs. 3,
10. eine beabsichtigte Datenübermittlung an Drittstaaten nach § 17 Abs. 2 und Abs. 3,
11. die begründeten Ergebnisse der Vorabkontrollen nach § 10 Abs. 3 Satz 1.

(2) Die Angaben des Verfahrensverzeichnisses können bei der datenverarbeitenden Stelle von jeder Person eingesehen werden; dies gilt für die Angaben zu den Nummern 7, 8 und 11 nur, soweit dadurch die Sicherheit des technischen Verfahrens nicht beeinträchtigt wird. Satz 1 gilt nicht für
Verfahren nach dem Verfassungsschutzgesetz Nordrhein-Westfalen,
Verfahren, die der Gefahrenabwehr oder der Strafrechtspflege dienen,
Verfahren der Steuerfahndung,
soweit die datenverarbeitende Stelle eine Einsichtnahme im Einzelfall mit der Erfüllung ihrer Aufgaben für unvereinbar erklärt. Die Gründe dafür sind aktenkundig zu machen und die antragstellende Person ist darauf hinzuweisen, dass sie sich an den Landesbeauftragten für den Datenschutz wenden kann.
Dem Landesbeauftragten für den Datenschutz ist auf sein Verlangen Einsicht zu gewähren.

Vordruck Verfahrensverzeichnis (nach § 8 DSG NRW)

Auf Wunsch kann eine persönliche Beratung vor Ort durch den Behördlichen Datenschutzbeauftragten erfolgen.