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Die Bezirksverwaltungsstelle Bochum-Mitte sucht ab sofort 

eine Büroassistentin / einen Büroassistenten (w/m/d)
in Teilzeit (19,5 bzw. 20,5 Std./Wo).

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet.

Kennziffer

17 M-4

Bewerbungfrist

3. September 2023

Bewertung

EG 6 TVöD bzw. BesGr. A 7 LBesG

Sie sind im Vorzimmer der Verwaltungsstellenleitung tätig und nehmen dort neben den üblichen Koordinierungstätigkeiten auch allgemeine Verwaltungs- und Sonderaufgaben wahr.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren die Durchführung der Ehrungen von Altersjubilarinnen und -jubilaren (90. und 95. Geburtstag) sowie Zuwendungen zur Geburt ab dem fünften Kind.
• Sie helfen bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Bezirksvertretung Bochum-Mitte und nehmen bei Bedarf auch an den Sitzungen teil.
• Sie organisieren und unterstützen bei Veranstaltungen der Bezirksvertretung Bochum-Mitte (zum Beispiel Fest an den Grummer Teichen)
• Sie bearbeiten Zuschuss- und Zuwendungsanträge bezirklicher Vereine und Institutionen, bereiten die Entscheidungen der Bezirksvertretung vor und prüfen die Verwendungsnachweise indem Sie unter anderem Termine koordinieren, diese vor- und nachbereiten, Anrufe entgegennehmen oder das Wiedervorlagesystem managen, optimieren und unterstützen Sie die täglichen Arbeitsabläufe der Verwaltungsstellenleitung und der Bezirksbürgermeisterin beziehungsweise des Bezirksbürgermeisters. Bei Bedarf nehmen Sie an Sprechstunden der Bezirksbürgermeisterin beziehungsweise des Bezirksbürgermeisters teil, nehmen die Anliegen der Bürgerinnen  und Bürger auf und geben sie weiter in die Fachbereiche.
• In SD.Net (Sitzungssoftware) pflegen Sie Mitteilungen und Beschlussvorlagen für politische Gremien ein.
• Sie bearbeiten den Posteingang unter anderem des E-Mail Amtsbriefkastens.
   

Unsere Anforderungen

• Beamtinnen und Beamte: Sie besitzen die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes.
• Tarifbeschäftigte: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in NRW bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I/A I. 
• Eine Bewerbung ist auch möglich, sofern Sie eine Ausbildung als Sozialversicherungsfachangestellte*r oder als Justizfachangestellte*r absolviert haben.
• Sie können sich auch bewerben, wenn Sie eine dreijährige kaufmännische Ausbildung vorweisen.

Weiterhin bringen Sie folgende Eigenschaften mit:

• Persönliches Engagement, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Organisationstalent 
• Selbstständiges Arbeiten ebenso wie Teamfähigkeit und die Bereitschaft zur Kooperation 
• Bereitschaft zu gelegentlichen Diensten außerhalb der üblichen Arbeitszeiten 
• Absolute Verschwiegenheit (durch den täglichen Umgang mit vertraulichen Sachverhalten) 
• Sicheren, höflichen und freundlichen Umgang mit allen Kommunikationspartnern 
• Gute Rechtsschreibkenntnisse, Kenntnisse zur sicheren Anwendung der Bürokommunikations- und Textverarbeitungs- sowie der bei der Stadt Bochum übrigen Standardsoftware einschl. SD.NET beziehungsweise die Bereitschaft, sich diese anzueignen.

Unser Angebot

Gerne bieten wir Ihnen eine Hospitation vor Ort an. Um sich einen ersten Eindruck von der Tätigkeit zu verschaffen, können Sie gerne telefonisch Kontakt zum Fachbereich aufnehmen. 

Sie erwartet ein vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld in einem kleinen, motivierten, aufgeschlossenen und engagierten Team mit einem guten und vertrauensvollen Betriebsklima, das sich auf Sie freut. 

Wir bieten Ihnen eine zielgerichtete Einarbeitung und ermöglichen Ihnen, Ihre Kenntnisse auch durch die Teilnahme an Fortbildungen weiter auszubauen.

Die Stadt Bochum befindet sich im Aufbruch. Mit der Bochum Strategie sind wichtige Weichen der Stadtentwicklungen gestellt. An diesem Erfolgskonzept können Sie aktiv mitwirken. Hier wird eine fachübergreifende Zusammenarbeit an gesamtstädtischen Projekten großgeschrieben. Der Kompass für gute Zusammenarbeit und Führung schafft den Rahmen für eine moderne, gestaltende und dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung.

Wir fördern individuell Ihre Kompetenzen und bieten umfangreiche Fort- und Weiterbildungen an. Ihre Gesundheit und Zufriedenheit liegen uns als Arbeitgeberin am Herzen. Es erwarten Sie daher familienfreundliche und gesundheitsfördernde Arbeitsbedingungen.

Sie erhalten Entgelt nach einem Tarifvertrag, der eine Sonderzuwendung und Leistungsorientierte Bezahlung vorsieht. Darüber hinaus zahlt die Stadt Bochum für Sie Beiträge zur Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, so dass Sie später eine Zusatzrente erhalten. Mit unserem Jobticket und dem Jobrad haben Sie zudem die Möglichkeit, umweltbewusst und kostengünstig zur Arbeit zu fahren.

Zusätzliche Informationen: 

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet.

Wir sind eine moderne und innovative Dienstleistungsverwaltung im Herzen des Ruhrgebiets. Um diesen Anspruch und die Qualitäten unserer Arbeit kontinuierlich zu verbessern, stärken wir Diversität und kulturelle Vielfalt. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind ausdrücklich willkommen. 

Ansprechpersonen

Fragen beantworten Ihnen gerne:

Fachamt: 
Daniel Szymanski, Telefon: 0234 910-2005, E-Mail: DSzymanski@bochum.de
Personaleinsatz: 
Sarah Alfert, Telefon: 0234 910-2642, E-Mail: SAlfert@bochum.de

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Sind Sie interessiert?

Wenn “Ja” - dann bewerben Sie sich bitte bis zum 3. September 2023 ausschließlich online über das Stellenportal www.interamt.de.

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